導入事例

株式会社オカモトヤ 様

2020年12月

従業員100名~299名/オフィス用品・機器商社

会社固有の調査票とRUFT調査票の組み合わせによる独自の全社員意識調査

創業1912年(明治45年)、2021年には、110年目を迎えるオカモトヤ。東京港区虎ノ門の地で、文具、事務用品、OA機器、オフィス家具、複合機等の事務機器等、オフィスに関連する商品をありとあらゆる豊富な品揃えで、お客様の多様なニーズに対応されています。「誠実」、「和」、「開拓精神」をモットーに、創業来のオカモトヤのスピリットを大切に、社員一人ひとりが意識高く仕事をされています。『オフィスつくりのパートナー』として、細かな文房具から、新しいオフィスのデザインから構築まで、その幅広い商品群の提案と販売を、多くの営業マン、営業ウーマンが、日々の活動で支えています。今回、お話をお聞きした鈴木専務は、新しい時代のオカモトヤのリーダーとして、社員を大事に、生き生きと働ける職場の実現を目指しています。毎年、同社では、自社独自の仕組みとして、社員全員に意識調査を行い、社員の仕事に対する満足度、職場における満足度、会社に対する満足度に対する意見を吸い上げ、組織改革に活かしております。今年度は、コロナの影響を考慮して、通常の意識調査に加えて、RUFT調査を利用して社員のコミュニケーションに関する網羅的な調査も併せて実施されました。調査の目的と実施後の感想を鈴木専務にお伺いしました。

お話し頂いた方

株式会社オカモトヤ

専務取締役 鈴木 美樹子様

RUFTコミュニケーション理論は、とても分かりやすい。

―鈴木専務が、社員調査にRUFT調査を合わせて実施することにした理由を教えてください。

鈴木様:当社は、過去何十年に渡り、12月に、社員全員に対して意識調査を行っております。質問項目は、自社で作成し、自社で回答を収集、分析まで行い、経営陣で共有し、組織変革に役立てています。毎年同じように組織の定点調査として行っていますので、経年での社員の意識の変化がわかり、その傾向もつかめます。当社の経営の重要な指標であり、社員との重要なコミュニケーションツールです。2020年初めからのコロナの影響、その後の緊急事態宣言、テレワークの実施と、この1年間は、組織にとって大きな変革の時期でした。当社は、すぐにオンラインでのコミュニケーションの仕組みを導入しました。自分たちはオフィス環境をお客様に提案、構築することが仕事ですから、まずは自分たち自身で、自らの職場を働きやすい環境に変革することを実施しました。今回の調査でも、社員の多くが会社のオンラインへの対応施策や、オフィス空間の在り方についての施策について評価しています。一方で、対面でのコミュニケーションが非常に減り、社員同志のコミュニケーションは本当にうまくいっているのか、この点は不安でした。そこで、会社の定点調査のタイミングで、コミュニケーションについても網羅的に調査を行ってみたいと考え、プロであるRUFTにお願いしました。

-どうやって社内独自調査とRUFTを両立させたのですか。

鈴木様:従来行ってきた社内の定点調査は、従来通り実施しないとデータの連続性がなくなります。そこで、予めRUFTに、当社が毎年行っている調査票を見せて、それにRUFT固有のコミュニケーションに関する質問項目を追加して、全体のバランスと整合性をとった調査票を作成してもらいました。例えば、仕事の満足度やエンゲージメントに関する質問は、当社の質問項目と重複する部分があり、その部分はRUFTの調査票から割愛し、むしろRUFTのオリジナリティある社員コミュニケーションに関する調査項目を入れこみました。RUFTのコミュニケーション質問票は40問以上の質問数がありますが、その中からキーとなる質問項目に絞り、全体の質問数を調整して調査票は作成されました。社員への調査票配布と回答回収は当社で行い、匿名の形でRUFTにデータを渡し、分析を依頼しました。

-何か難しいことはありましたか。

鈴木様:営業本部の取締役が中心となり、調査を実施しましたが、例年通りの実施方法で実施できました。社員から見ると、質問項目が少し増えたなという程度の差でした。そのため、大きな問題なく、全員から予定通り回答を回収できました。

組織別に全く想定通りのことが如実にデータに表れていました。

-報告会はどんな感じでしたか。

鈴木様:RUFT独自のノウハウである社員コミュニケーション満足度(ECS)とエンゲージメントとの強い相関関係は、当社でも他社同様にはっきり出ました。コミュニケーションに関する質問が的確で、調査結果は、想定内の内容でした。ECSが低く、エンゲージメントの低い社員を、社員コミュニケーション施策によって、ECSを高める。するとエンゲージメントスコアも上昇する。このことが、ECSを横軸にエンゲージメントを縦軸にグラフ化したときの社員の点数分布から、明確なメッセージとして伝わりました。今後、グラフの左下の部分にいる社員のECSを上げて、エンゲージメントを上げていきたいと考えております。具体的な施策も、その場でもすぐに浮かんできました。例えば、評価のルールの説明不足という点が指摘されたのですが、これはテレワーク用に導入したオンラインでの情報共有の仕組みを使えば解決できるなと思いつきました。

-調査結果の中で気になる点はありましたか。

鈴木様:報告書では、全体の報告に加えて、部署ごとのECSとエンゲージメントの点数の違いが報告されました。部署ごとの比較データです。データを見ると、全社平均に比べて、スコアが低い部門は、予想された部門でした。点数が低い部門については、なぜ低いのか、何が問題なのか。これから現場の部門長含め議論をして、どのような向上策を打つべきかを考えていきたいと思いました。また、非公式のコミュニケーションや横のコミュニケーションについても、相対的に点数が低く、不満が多いことがわかりました。当社では、社内報を発行したり、イベントを開催したりして、社員がお互いを知り合う機会は作っているつもりですが、コロナの影響もあり不足しているのかもしれません。この点も、今後検討していきたいと考えています。

一人ひとりの面談で、社員と上司が共有できる課題が明確になりました。

-そのほかに、何かご意見はありますか。

鈴木様:毎年の社員調査の結果は、その後実施する一人ひとりとの面談に活用します。今回の調査で、社員のコミュニケーションに対する意識をはっきりと把握できました。実際の面談で、調査データから判明したコミュニケーション上の悩みを共有しながら面談することで、例年より木目細かな対応ができると考えています。社員と上司の間で、一段突っ込んだ議論が出来ますので、社員との信頼関係が一層増すことを期待しております。

-最後にRUFT調査についてメッセージはありますか。

鈴木様:ECSとエンゲージメントの間には、非常に強く、わかりやすい相関関係があることが、今回の調査を通じて気づかされました。グラフの左下に分布する、ECSもエンゲージメントも低い社員を、右上のECSもエンゲージメントも高い状態にもっていく。この明確な目標に向けて、社員コミュニケーションの施策を考えていく。当社のような100人を超えた規模の会社には、非常にわかりやすいソリューションです。今後は、今回のデータをもとに、具体的なコミュニケーション施策の議論、そして来年の調査方法について、検討していきます。RUFTには、引き続き、施策検討、施策展開においても相談したいと思います。

-本日は、ありがとうございました。

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